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  • 政府机关档案信息化解决方案

经十余年积累,东方明德可以为不同客户提供包括文档信息化规划、标准化规范体系建设、数字档案室(馆)、集团化档案应用、数字资源加工、文档内容管理、基础设施供应于一体的一站式解决方案。

随着政府网络化办公等日益普及,政府机关档案数字化的需求也日益迫切起来。针对这些单位信息数字化工作数量庞大,安全性和准确性要求高的特点,我公司有一套专门针对这类单位的档案资料信息数字化的解决方案,集信息数据的采集、加工、发布、管理于一体,广泛适用于司法、政府部门。复杂的管理简约化。

必须要重视起档案信息化管理工作。基层政府部门的相关领导要高度重视档案信息化管理工作,在做好政府日常工作开展的同时,要提高对档案信息化管理工作的认识程度,在人力、物力、财力方面对档案信息化管理工作进行倾斜,确保基层政府部门档案管理工作正常有序开展。

  • 1. 需求分析:

查询利用是档案工作的重要内容,档案信息的查询与利用一般分为2种,即档案数据条目查询与档案电子原件查询,系统加载了智能化检索的功能,使查询利用人无需经过任何培训也能快速准确的查询所需要的档案信息,同时系统为了保证档案信息的安全,所有的查询都在精准的权限控制下,如模糊检索、精确检索、字段检索、单一条件或复合查询、记忆检索、全文检索等多中查询方式以满足各种需求。同时用户能够对查询结果进行显示、排序、打印或选择输出等技术处理。

  • 2. 总体建设目标:

政府机关则以档案室(处)为核心,尽可能完整档案数字化资源,将文书、照片、声像等档案资源通过档案系统贯穿起来,建设成为以档案信息资源为中心,覆盖到全机关各处室提供管理与利用,将档案管理由传统的管理利用模式向信息化数字化管理模式转变,提高档案部门的自身价值。

中央部委档案信息应国家要求,在建设时要求做到三网隔离,为了不同网络之间的数据物理传送,每套系统均配备自动数据交换模块,做到快速、准确的接收或数据迁移;

  • 3. 档案查询利用

查询利用是档案工作的重要内容,档案信息的查询与利用一般分为2种,即档案数据条目查询与档案电子原件查询,系统加载了智能化检索的功能,使查询利用人无需经过任何培训也能快速准确的查询所需要的档案信息,同时系统为了保证档案信息的安全,所有的查询都在精准的权限控制下,如模糊检索、精确检索、字段检索、单一条件或复合查询、记忆检索、全文检索等多中查询方式以满足各种需求。同时用户能够对查询结果进行显示、排序、打印或选择输出等技术处理。 

  • 4. 灵活组卷方式

同时支持部门立卷与档案室(处)立卷的管理模式。

  • 5. 兼容档案模式

系统不仅可以管理现行的文书简化方式整理,同时也支持历史文书传统方式整理,并可以并行管理会计档案、照片档案、实物档案、声像档案等多种档案类别。

  • 6. 电子文件管理

支持各种格式的扫描文件、电子件存储,并通过利用快速提供利用查询。

  • 7. 档案业务范围

政府机关从文件移交、立卷归档、报表打印、档案检索、档案利用、档案统计、档案鉴定销毁、档案移交等全部业务流程,完全满足各种档案业务管理需求,并提供系统定制服务,为用户提供个性化的管理系统。

  • 8.档案真实性、完整性、长期有效性

对于电子档案需要收集和保存的真实性、完整性,在长期保存并提供利用时需要电子文件格式可读取,可查看的长期有效性。

  • 9.档案归档制度

(1) 范围的保管期限

办公室办理完毕的具有保存价值的各种文件材料,包括政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、政务信息、大事记等文件材料及牌匾等实物档案,均属归档范围。

办公室档案的保管期限的种类分为永久和定期,定期分长期(三十年)和短期(十年)两种;会计档案保管期限的种类也分为永久和定期,定期有暂存、十五年和二十五年。

凡对办公室有长远保存利用价值的档案列为永久,对在一定时间范围内有利用价值的档案列为长期和短期。

(2) 归档时间

实行年度归档制度:办公室在工作中形成的政府常务会议纪要、县长专题办公会议纪要、政府工作简报、大事记、政务信息一律在次年第一季度内,由相关科室负责人审定后,向机要档案室移交。

(3) 归档要求

归档的文件必须系统、齐全、完整。

归档的文件必须准确地反映办公室活动的真实情况和历史过程。

归档的文件材料必须纸质优良、字迹耐久、书写工整清晰。

各科室要把归档文件材料,经整理后向机要档案室移交。

(4) 档手续

凡属移交档案室的文件均应按照要求进行收集、整理、移交档案一律移交原件。

向机要档案室移交时,必须做好交接手续。