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收集的文件是否是生效文件

也就是这份文件是否办理完毕，是否已完成公文处理的每一个程序。
常见无效文件类型：文件没有盖章(主要是一些合同、工作总结以及单位内部的规章条例等)；归档文件不是原件，是复印件; 文件没有文号; 底稿上领导没有签发等等。

文件是否收集齐全完整

包括机关内部所有机构的文件种类、类型是否齐全完整，每份文件的正本、定稿、重要的草稿、附件等是否齐全完整。

容易疏漏的文件有：1、代上级机关草拟并被采用的文件的草稿和印本。2、党、团员花名册；干部、职工花名册；知识分子花名册；公务员考核备案花名册。3、立档单位办理的干部、职工、公务员的转移工资，行政、党、团、工会组织介绍信及存根。4、立档单位干部职工的确定（晋升）工资审批表。

收集的文件材料的字迹、用纸是否符合归档要求

1、不能用铅笔、圆珠笔、红蓝墨水等字迹不耐存放的书法材料写稿件和批示文件。

2、不能用复写纸拟稿。

3、不能将传真纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。

4、不能将色带打印纸件存档，若必须存档，则以复印件替代。